BAB 4 PENGGUNAAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM

PENDAHULUAN

Spesialis-spesialis informasi sebuah perusahaan terdiri atas analisis sistem, administrator basis data, webmaster, spesialis jaringan, programmer, dan operator. Para spesialis ini awalnya berada dalam unit layanan informasi, namun belakangan mereka mulai dialokasikan ke area-area bisnis.

Dewasa ini banyak pengguna melakukan sebagian besar pengembangan sistemnya sendiri, namun beberapa masih sepenuhnya meengandalkan diri pada  spesialis-spesialis infoormasi, dan sisanya membutuhkan spesialis informasi untuk konsultasi. Sebuah perusahaan yang para penggunanya mampu berpartisipasi dalam komputasi pengguna akhir akan
menikmati keunggulan diatas perusahaan yang penggunanya tidak mampu.

Pengembangan sistem adalah suatu aktivitas yang selalu berevolusi. Bentuk organisasional dan peranan yang dimainkan oleh para pengguna dan spesialis informasi pun menjadi terus menerus mengalami perubahan pula.

ORGANISASI BISNIS

Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam organisasi-organisasi. Area –area bisnis dasar perusahaan adalah keuangan, sumber daya, manusia, layanan informasi, produksi, dan perusahaan.

Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi
Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi,eksekutif,dan area bisnis. SIM dimaksud untuk memenuhi kebutuhan informasi  umum para manajer  perusahaan;sistem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer  tingkat strategis perusahaan;dan lima sistem informasi di tingkat lebih rendah dalam figur tersebut mencakup kebutuhan-kebutuhan informasi unik dari area-area bisnis tersebut. Struktur organisasi seperti ini disebut sebagai organisasi maya (virtual organization).

ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

Kita telah menggunakan istilah layanan informasi (indormation service—IS) untuk menguraikan uit perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya infomasi. Nama-nama lain—Divisi SIM atau Departemen SIM dan khususnya teknologi informasi (information technologi— IT)—juga populer.


Spesialis Informasi
Spesialis informasi (information specialist) pada  Awalnya meliputi 6 ahli berikut ini:

Ø  Analis Sistemà analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

Ø  Administrator Basis DataàSebagai administrator basis data (database administrator DBA) tugas DBA terbagi menjadi empat area utama; perencanaan,implementasi,operasi dan keamanan.

Ø  Webmasterà Webmaster bertanggung jawab atas dan penyajian situs Web perusahaan.
Sepesialis jaringan Sepesialis jaringan bekerja dengan analisis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar.

Ø  Programerà Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna,sistem analisis menciptakan suatu posisi analis programmer.

Ø  Operatorà Operator menjalankan peralatan komputasi besekala besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan.

STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

Sepesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit-unit organisasional yang pertama disentralisasikan  di dalam perusahaan,dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT.

Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi
Beberapa perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit-unit bisnis dan memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan. Banyak area menunjuk seseorang direktur informasi divisi (divisional informational officer —DIO) untuk mengelola sumber daya informasi di area-area tersebut.
Struktur Organisasi Inovatif
Perusahaan-perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang ”terdesentralisasi secara sentral”. Hal ini dicapai dengan memberikan wewenang pada unit IS korporat untuk mengambil keputusan=keputusan yang berhubungan dengan infrastruktur IT dan wewenang pada area-area bisnis untuk mengambil keputusan mengenai penggunaan IIT secara startegis di area mereka masing-masing.

 Sebagai respon atas kebutuhan ini,para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur inovatif, yang disebut model sekutu (partner model), model platform(platform model), dan model terskala (scalable model).

KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR

Pengguna dari sistem informaasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif. Hal ini terutama berlaku ketika pengguna dapat secara aktif ikut berpartisipasi dalam pengembangan sistem dan mempraktikkan komputasi pengguna akhir.

Ä  Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir

-    Menyamakan Kemampuan dan tantangan.

-    Memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sitem yang rumit, sepesialis juga memiliki banyak waktu yang tersedia untuk memelihara sitem yang sudah ada—bidang tanggung jawab yang cukup penting. 

-    Mempersempit jarak komunikasi. Kesulitan yang selalu mengetahui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi.

Ä  Risiko Komputasi Pengguna Akhir

-    Sasaran sistem yang buruk. Pengguna  akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi-aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain, seperti secara manual.

-    Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk. Para pengguna akhir,meskipun mereka memiliki tingkat kompetensi teknis yang cukup tinggi,biasanya tidak akan dapat menyamai profesionalisme dari sepesialis informasi dalam hal perancangan sistem.

-    Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efesien. Ketika tidak terdapat kendali pusat atas akuisisi peranti keras dan peranti lunak,perusahaan pada akhirnya bisa mendapatkan peranti keras yang tidak sesuai dan peranti lunak yang berlebihan.

-    Hilangnya Integritas data. Pengguna akhir bisa jadi tidak menjalankan kehati-hatian yang diperlukan dalam memasukkan data ke dalam basis data perusahaan.

-    Hilangnya keamanan. Pengguna  akhir dapat tidak menjaga data dan peranti lunak mereka.

-    Hilangnya kendali. Pengguna mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan dukungan komputer bagi perusahaan.
KRITERIA PENDIDIKAN, PENGETAHUAN, DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN UNTUK KARIER DI BIDANG LAYANAN INFORMASI

Pengembangan sistem informasi membutuhakan pengetahuan dan keahlian tertentu. spesialis informasi menerapkan pengetahuan dan keahlian secara kontinu. Pengguna menerapkannya ketika mereka pernah ikut terlibat dalam komputasi pengguna akhir.

Pengetahuan Pengembangan Sistem
Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari,baik itu melalui mata kuliah formal ataupun melalui upaya sendiri seperti membaca dan mengamati. Pengetahuan komputer (computer literacy) adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan.

Keahlian Pengembangan Sistem
Dengan cara yang sama,kita dapat mengidentifikasi jenis-jenis keahlian pengembangan yang berbeda dan memiliki arti yang penting. Keahlian komunikasi (communications skills)melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan menggunakan komunikasi lisan,tulisan,atau gambar.

MENGELOLA PENGETAHUAN YANG DITUNJUKKAN OLEH SUMBER DAYA INFORMASI PERUSAHAAN

Beberapa sumber daya informasi yang meliputi peranti keras,peranti lunak,sepesialis informasi,pengguna, fasilitas,basis data,dan informasi, mencerminkan gudang-gudang penyimpanan pengetahuan yang berharga.

Otomatisasi Kantor

Kita sering kali menemui istilah otomatisasi kantor (office automation). Otomatis kantor dapat dilacak kembali hingga awal tahun 1960-an,ketika IBM memperkenalkan istilah pengelolaan kata (word processing) untuk menyatakan suatu konsep yang menyatakan bahwa kebanyakan aktivitas kantor diputuskan pada pengolahan kata-kata.
Pergeseran dan Pemecahaan Masalah Administratif ke Manajerial
Mereka mulia menggunakan e-mail untuk berkomunikasi dengan pemecahan masalah lainnya, menggunakan penanggalan elektronik untuk menjadwalkan rapat dengan pemecah masalah yang lain, melakukan konferensi video untuk menghubungkan para memecah masalah di wilayah geografis yang luas,dan seterusnya.

Kantor Maya
Konsep Kantor maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir disemua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan suatu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk menciptakn suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.

Ä  Telecommuniting
 istilah telecommuting diperkenalkan karena sepertinya merupakan suatu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik “pergi” ketempat kerja. Diantara telecommuter yang pertama adalah ilmuwan-ilmuwan komputer seperti progremer sistem,yang menyadari bahwa mereka dapat memuat produk-produk peranti lunaknya dirumah atau diperahu layar dengan sama baiknya seperti dikantor.

Ä  Hoteling
Konsep ini diberinama hoteling,dan ide di baliknya adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor.

Keuntungan Kantor Maya

Telecommuting dan hoteling memungkinkan adanya kantor maya. Kantor maya maupun mengatasi kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan peranti elektronik sehingga memungkinkan diperolehnya beberapa potensi keuntungan nyata,antara lain :

Ä  Biaya fasilitas yang lebih rendah. Karena beberapa orang karyawan bekerja ditempat lain, perusahaan tidak membutuhkan kapasitas kantor yang besar dulu, sehingga memungkinkan turunnya biaya untuk sewa dan perluasan kantor.

Ä  Biaya peralatan yang lebih rendah. Sebagai ganti dari memberikan seperangkat peralatan kantor kepada setiap orang, para karyawan dapat saling berbagi peralatan dengan cara yang sama seperti para partisipan didalam suatu jaringan area lokal berbagi sumber daya komputasi.

Ä  Berkuarangnya penghentian pekerjaan. Ketika hujan salju,banjir,badai,dan semacamnya menjadikan karyawan tidak melakukan perjalanan ke tempat kerja fisik,aktivitas perusahaan dapat langsung terhenti. Akan tetepi,dalam suatu kantor maya,sebagai besar pekerjaan dapat terus dilanjutkan.

Ä  Kontribusi sosial. Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan orang-orang yang sebelumnya memungkinkan tidak memiliki peluang untuk bekerja.

Kerugian Kantor Maya
Beberapa Dampak negatif akan dapat terjadi,yang meliputi:

Ä  Moral yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan moral karyawan yang rendah. Salah satunya adalah tidakadanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi tetap muka dengan atasan dan sesama rekan kerja.

Ä  Kekhawatiran akan risiko keamanan. Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit untuk dikendalikan di dalam lingkungan kantor maya.

Organisasi Maya

Di sebuah organisasi maya (virtual organizational),operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terkait pada lokasi-lokasi fisik.

Dampak Sosial Organisasi Maya
Meskipun kantor maya dan organisasi maya terutama didentifikasikan sebagai suatu strategis bisnis,konsep ini pada akhirnya akan dapat memberikan pula dampak kepada masyarakat. Industri-industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri yang memberikan nilai tambahan dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan (intelligence).

MENEMPATKAN PENGGUNA SISTEM DAN SPESIALIS INFORMASI PADA PERSPEKTIF

Usaha manusia terus menjadi salah satu bahan paling pentting dalam pengembangan penggunaan sitem informasi. para pemain utamanya dalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan. Pengembangan siatem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi.Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah,keadaan di mana pekerjaan dilaksanakan juga ikut mengalami perubahan. Organisasi tidak lagi berbentuk fisik,yang mengharuskan pekerjaan dan pekerja berada pada satu lokasi fisik.

 Sumber: Buku Sistem Informasi Manajemen Raymond Mcleod  Edisi  10